ЗАТВЕРДЖЕНО 25.05.2023р.
ФІЗИЧНА ОСОБА-ПІДПРИЄМЕЦЬ 
ВАКУЛЕНКО СЕРГІЙ ОЛЕКСАНДРОВИЧ

 

 

Положення

про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець

 

1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.2. Дане Положення є обов’язковим для виконання всіма працівниками Продавця, які безпосередньо здійснюють обробку або мають доступ до персональних даних Покупців у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

 

2. Перелік баз персональних даних

2.1. Продавець є власником таких баз персональних даних:
▸ база персональних даних контрагентів.

 

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних є:

▸ забезпечення реалізації цивільно-правових відносин між Продавцем і Покупцем;
▸ обробка замовлень і постачання товарів, здійснення розрахунків (у тому числі при поверненні товарів та коштів);
▸ дотримання вимог Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також іншого законодавства України;
▸ направлення інформаційних повідомлень (SMS, e-mail тощо) за згодою Покупця.

 

4. Персональні дані, що підлягають обробці

4.1. Для оформлення, обробки та виконання замовлення Продавець здійснює обробку таких персональних даних Покупця:

▸ прізвище, ім’я, по батькові;
▸ контактний номер телефону;
▸ адреса електронної пошти;
▸ поштова або адреса доставки;
▸ інформація щодо замовлених товарів та способу оплати.
 

4.2. Для повернення товару, обміну або повернення коштів, а також виконання вимог бухгалтерського, податкового та іншого законодавства, Продавець може запитувати та обробляти додаткові персональні дані Покупця, а саме:

▸ відомості про документ, що посвідчує особу (паспорт громадянина України, ID-карта або інший документ, передбачений законодавством);
▸ реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП);
▸ реквізити банківського рахунку або платіжного засобу для здійснення повернення коштів;
▸ інші дані, необхідні для проведення розрахунків при поверненні товарів.

 

4.3. Надання зазначених у пункті 4.1 даних є обов’язковим для оформлення та доставки замовлення, а даних, передбачених пунктом 4.2 — лише у випадку повернення чи обміну товару або повернення коштів.

4.4. Усі персональні дані надаються Покупцем добровільно, але їх відмова може унеможливити укладення чи виконання договору купівлі-продажу.

 

5. Порядок обробки персональних даних

5.1. Згода Покупця на обробку його персональних даних надається шляхом акцепту Публічної оферти на укладання договору купівлі-продажу і доставки товарів (далі – Публічна оферта) , розміщеної на веб-сторінці інтернет-магазину «СОТАФОН» https://sotafon.com.ua, що підтверджує добровільне волевиявлення Покупця на надання та обробку його персональних даних відповідно до умов цієї Оферти та чинного законодавства України, або в будь-який інший спосіб, який однозначно свідчить про волю Покупця надати таку згоду (зокрема, але не виключно, шляхом електронного листування, телефонного повідомлення чи іншим засобом комунікації).

5.2. Акцептом Публічної оферти вважається оформлення ним Замовлення на сайті інтернет-магазину «СОТАФОН» (sotafon.com.ua) у порядку, передбаченому п. 2.2. Публічної Оферти.

6. Місцезнаходження бази персональних даних

6.1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

 

7. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

7.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

7.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

7.3. Продавець має право надавати доступ та передавати персональні дані, необхідні для виконання замовлення, третім особам, які залучаються до процесу обслуговування Покупця, а саме:

▸ операторам служб доставки (Нова пошта, Укрпошта, кур’єрські служби тощо) — для здійснення доставки товарів;
▸ ІТ-провайдерам, які забезпечують функціонування сайту, платіжної системи та CRM-системи;
▸ фінансовим установам та банкам — для приймання оплати за замовлення.
▸ контролюючим державним органам, у випадках передбачених чинним законодавством.

 

7.4. Для повернення коштів або проведення взаєморозрахунків при поверненні товарів, Продавець може передавати відповідні персональні та платіжні дані Покупця виключно:

▸ банківським установам або платіжним системам, які здійснюють повернення коштів;
▸ контролюючим державним органам, у випадках передбачених чинним законодавством.

 

7.5. Продавець не передає персональні дані Покупця третім особам у комерційних цілях і зобов’язується забезпечити їх захист та конфіденційність.

7.6. Треті особи, яким надано доступ до персональних даних, зобов’язані використовувати їх виключно з метою, визначеною цим Положенням або договором, і гарантують дотримання вимог Закону України «Про захист персональних даних».

7.7. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

 

8. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків

8.1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.

8.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом Володільця бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

8.3. Відповідальна особа зобов’язана:

▸ знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;
▸ розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків;
▸ забезпечити виконання співробітниками Володільця бази персональних даних вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних;
▸ розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
▸ повідомляти Володільця бази персональних даних про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність Володільця бази персональних даних щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
▸ забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
 

8.4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

▸ отримувати необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані Володільцем бази персональних даних, пов’язані із обробкою персональних даних;
▸ робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
▸ брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці;
▸ вносити на розгляд пропозиції щодо покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
▸ одержувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
▸ підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
 

8.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

8.6. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

8.7.Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.

8.8. Продавець впроваджує сучасні технічні та організаційні заходи для забезпечення безпеки персональних даних, включно з обмеженням доступу, резервним копіюванням і шифруванням даних.

 

9. Права суб’єкта персональних даних

9.1. Суб'єкт персональних даних має право:

▸ знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
▸ отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
▸ на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
▸ отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
▸ пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
▸ пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
▸ на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
▸ звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
▸ застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
 

10. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

10.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

10.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

10.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

▸ прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
▸ інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
▸ відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
▸ перелік персональних даних, що запитуються.
 

10.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

10.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

 

11. Строк зберігання персональних даних

11.1. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої вони обробляються, крім випадків, коли обов’язковий строк зберігання визначений законодавством України або згодою суб’єкта персональних даних.

11.2. Персональні дані зберігаються протягом строку, необхідного для досягнення мети їх обробки, але не менше строків, установлених законодавством України щодо зберігання бухгалтерських, фінансових та інших документів, які містять персональні дані.

11.3.  Після завершення строку зберігання персональні дані підлягають видаленню або знеособленню.

 

12. Зворотний зв'язок

12.1 Усі пропозиції або запитання щодо обробки та захисту персональних даних слід надсилати на електронну адресу sotafon@ukr.net.

12.2. Продавець розглядає такі звернення протягом строків, визначених законодавством, і повідомляє заявника про результати розгляду.

 

ПРОДАВЕЦЬ:
ФІЗИЧНА ОСОБА-ПІДПРИЄМЕЦЬ ВАКУЛЕНКО СЕРГІЙ ОЛЕКСАНДРОВИЧ
IBAN UA963281680000000026004427721 в ПАТ "МТБ БАНК", МФО 328168,
РНОКПП 3306113398, тел. +38 (067) 88 11 435